Facility Management, una disciplina clave en tiempos de crisis

¿Cómo reducir costes, mejorar la gestión y seleccionar adecuadamente los proveedores para nuestra empresa? Es la pregunta que nos hacemos a diario todos los que tenemos la responsabilidad de sacar adelante una organización en tiempos de crisis. El Facility Management, disciplina empresarial que estudia el modelo de gestión de los inmuebles y sus servicios asociados, ofrece la oportunidad de conseguir un mayor control de los recursos y reducir los costes de operación, consiguiendo ahorros de hasta un 20% en modelos globales.

Se articula en modelos organizativos, herramientas y técnicas con el objetivo, entre otros, de mejorar el servicio de apoyo que se presta a las organizaciones. Los expertos en esta materia – facility managers - diseñan, construyen y gestionan inmuebles que optimizan la relación entre las necesidades de sus organizaciones y los recursos con que cuentan, en función de la actividad específica que se va a desarrollar.

El Facility Management permite gestionar los servicios de una compañía, en sintonía con la estrategia y necesidades de la misma, a todos los niveles: desde el alquiler, el mantenimiento de las instalaciones, la limpieza, la documentación, la gestión de flota de vehículos, el catering, hasta procesos de reorganización, traslados, obras, gestión energética, etc. Estos servicios, o Facility Services, pueden ser contratados a proveedores, internos o externos, a través de un tipo de acuerdo que establece los niveles de servicio (SLA´s) que serán medidos y monitorizados a través de indicadores de desempeño (KPI´s).

Aunque el origen de esta disciplina - en Estados Unidos a principios de los 70´ - está vinculado a su parte más operativa, enfocada en la reducción de los costes mediante un cambio en el modelo de contratación de servicios, actualmente el Facility Management no se limita a esta única competencia. El área más estratégica del FM incluye aspectos como la gestión del portafolio inmobiliario, planes de contingencia y planes de continuidad; mientras que la parte táctica, está relacionada con la gestión de los espacios de trabajo, entendiendo el espacio como factor que incide tanto en los gastos generales, como en la productividad del empleado y en la retención del talento.

Un buen diseño del espacio, con la intervención de las técnicas y metodología del FM, puede generar un ahorro directo en los costes (m² contratados, energía, insumos), pero además contribuye a la introducción de modelos de trabajo flexibles que promueven nuevos usos del espacio y mejoran el confort, la calidad ambiental y la aplicación de criterios de sostenibilidad en las empresas.

La clave del FM consiste en crear sinergias y una estructura organizativa distinta que mejora los procesos, introduciendo un diseño de gestión de servicios e instalaciones con capacidad de dar respuesta a las necesidades concretas de las compañías. Por último – y nos menos importante – permite optimizar el espacio accediendo a nuevas tipologías y nuevas formas de trabajo - que implican no solo la reducción de espacio contratado sino una mejoría en su funcionalidad y flexibilidad de uso.

Implantar una estrategia controlada de gestión, aspecto no alcanzable con una gestión tradicional, es la ventaja que nos ofrece esta disciplina que cuenta ya en España con cursos de formación en la mayoría de las provincias del país. Estos cursos abarcan de forma integral desde la Gestión y evaluación de los proveedores, los niveles de acuerdo de servicio, los modelos de retribución variable y la gestión de procesos, hasta el diseño y gestión de los espacios trabajo y las herramientas informáticas de apoyo al FM.

El Facility Management es la disciplina profesional que ha experimentado un mayor crecimiento en Europa. Según la Asociación Internacional de Facility Management (IFMA) su mercado potencial interno y externo en España puede superar los 30.000 millones de euros en los próximos años.