Oficina flexible, una respuesta a la crisis

Entender la “crisis” como una oportunidad es uno de los mayores retos para las organizaciones. Para los gestores de inmuebles esto se traduce en dar respuesta a los problemas de ocupación y mantener la calidad de los servicios sin aumentar los costes. Por ello, es un buen momento para plantearnos nuevas preguntas ¿Es realmente necesario alquilar más metros cuadrados, cambiar de sede, o un cambio en el modelo del uso del espacio puede resolver el problema de ocupación de una empresa?

Los últimos datos revelan que en Europa el 50% de los puestos de trabajo tradicionales permanecen vacíos y, en España, los ratios de ocupación no superan el 45%. En la mayoría de las empresas españolas existen perfiles de trabajo que exigen pasar parte del tiempo en viajes, en reuniones internas o fuera de la oficina, en las instalaciones del cliente, o incluso en nuestra propia casa. Sin embargo esta realidad pocas veces se refleja en decisiones organizativas y estratégicas que mejoren la cuenta de resultados.

El modelo “flexible working” ha interpretado esta realidad proporcionando un sistema de trabajo adaptado a la movilidad del empleado, donde él puede elegir en función del rol que desempeña en la empresa, su agenda, objetivos y preferencias, el lugar más adecuado para desarrollar su actividad. No se trata de un sistema de teletrabajo que obliga la empleado a trabajar desde el hogar, sino de promover la idea de desplazarse a la oficina sólo cuando es necesario.

Para la empresa este cambio a un modelo flexible le requiere facilitar la tecnología, los servicios y las condiciones de trabajo más adecuadas para el trabajador allí donde esté, a cambio la compañía puede reducir la dimensión de su sede central cerca del 50%, con una reducción de los costes de explotación en torno al 30%. La respuesta espacial al concepto “flexible working” en las sedes corporativas es la oficina flexible. Este tipo de oficina sustituye parte de los puestos de trabajo tradicionales y “fijos” por zonas de trabajo flexibles (áreas de trabajo informal, salas de reunión, espacios para llamadas telefónicas o trabajo concentrado, zonas plug & work, entre otras) que proporcionen al empleado un espacio de calidad en el momento que lo necesite.

Para lograr este objetivo se estudian los ratios de ocupación y los perfiles de cada puesto de trabajo, identificándose las tipologías de espacios a implantar y las personas que pueden participar en el proceso. Según datos recientes de Microsoft Ibérica, la reorganización de su sede central bajo el modelo de oficina flexible les ha permitido incrementar los puestos de trabajos disponibles en casi un 300% (de 37 a 109) y asumir nuevas incorporaciones sin contratar más superficie. Esto ha supuesto a la compañía un 60% de ahorro en relación con el coste estimado del alquiler de metros cuadrados en la misma ubicación. No es un modelo exportable a cualquier tipo de empresa, requiere un proceso organizativo y de gestión del cambio.